Året nærmer seg slutten og det er snart tid for varetelling. Det er viktig at alle varer telles og føres opp med riktig verdi ved årets slutt. Endringer i varelager kan påvirke selskapets resultat i vesentlig grad og målet med varetellingen er sørge for at varebeholdningen er oppført til korrekt verdi.
Planlegging av varetelling
Det er fornuftig å planlegge varetellingen så tidlige som mulig for å sikre at man har nok mannskap tilgjengelig, samt at selve arbeidet kan gjennomføres på en effektiv måte.
Punkter det kan være greit å tenke på
- Fastsett en dato for varetelling og kommuniser dette til de som skal delta i god tid. Dato for varetelling bør være så tett opptil årsskiftet som mulig, evt. på et tidspunkt som sikrer at det ikke vil være vesentlige endringer fra faktisk verdi på varelager per 31.12.
- Lag en oversikt over lagerområdene
- Fastsett hvem som har ansvar for å rydde lageret før telling
- Fastsett hvem som skal delta i tellelaget og hvem som har ansvar for rapportering av telling og tilleggslister
- Lag gode rutiner for kontrolltelling og hvem som har ansvar for dette
- Klargjør varetellingslister med produktnummer, produktnavn og kostpris hvor man kun behøver å fylle inn antall, eventuell ukurans og merknader. Hent gjerne ut produktlister fra lagersystemet
- Lag en plan som sikrer at alle lagre, lagerområder og varer på lager blir talt.
- Lag en liste for varer som legges inn på lager under telling slik at disse kan kontrolleres mot inngående fakturaer
- Lag en liste for varer som tas ut av lager under telling slik at disse kan kontrolleres mot utgående fakturaer
- Lage en liste for varer som kommer i retur under telling
- Lag kontrollrutiner som for eksempel å sammenlikne lagersystemets verdier mot telt lager
- Følg opp store avvik
- Kvalitetssikre priser og lag et notat på hvilke priser som ligger til grunn
Varetelling krav, rutiner og dokumentasjon
Dokumentasjon av varelager skal inneholde en spesifisert oppstilling over:
- Varens art
- Kvantum (med angivelse av måleenhet)
- Kostpris for hver enkelt vare
- Summeringskolonne for kostpris for hver enkelt vare
- Spesifikasjon av ukurans for hver enkelt vare
- Summeringskolonne for kostpris for hver enkelt vare fratrukket ukurans
Vi bistår våre kunder med veiledning i både hvordan planlegge og gjennomføre varetellingen ved årsslutt.