Inngående fakturaer

Alle inngående fakturaer sendes på EHF inn i økonomisystemet. Alternativt kan man sende fakturaer dere mottar fra deres leverandører som et vedlegg til e-postadressen: firmanavn@ebilag.com. Vedlegget må være i PDF og under 2 Mb.

Ved tvil om hva kjøpet dreier seg om, påføres nødvendig informasjon på fakturaen. Dersom fakturaen skal føres på prosjekt, avdeling eller en spesiell konto, påføres også dette før fakturaen sendes inn i systemet.

Utgående fakturaer

Utgående fakturaer produseres direkte i Tripletex. Du behøver ikke overlevere noe fysiske bilag til Vekte.

Kjøp med firmakort — debetkort — direktebelastning av firmaets konto

1. Kvitteringer fra kjøp med firmakortet sendes som et vedlegg på e-post til e-postadressen: firmanavn@ebilag.com. Vedlegget må være i PDF og under 2 Mb. Påfør bilaget at det er betalt med firmakort. Ved tvil om hva som er kjøpt, eller om kjøpet er privat eller i virksomhet, påføres formål og hva som er anskaffet på bilaget. Dersom du har reist med taxi må det påføres reiserute og formål med reisen. Om du har lagt ut for et måltid påføres hvem som har deltatt på måltidet og hva formålet med måltidet var. Dersom kvitteringen skal føres på prosjekt, avdeling eller en spesiell konto, påføres dette på kvitteringen før den sendes inn i systemet.
2. Man kan også ta et bilde av kvitteringer med smarttelefon eller lesebrett, og knytte kvitteringene direkte fra smarttelefonen eller nettbrettet til et ansattutlegg på en enkel og lettfattelig måte.Logg deg på Tripletex fra din smarttelefon eller nettbrett. Velg ‘Nytt ansattutlegg’. Fyll så inn dato for ansattutlegg, velg kostnadskategori, avdeling, prosjekt, betalingstype og skriv inn en beskrivelse av kjøpet. Knytt så bildet du har tatt av kvitteringen til ansattutlegget. Dersom du har reist med taxi må det påføres reiserute og formål med reisen i utlegget. Om du har lagt ut for et måltid, påføres hvem som har deltatt på måltidet, og hva formålet med måltidet var. Dette kan gjøres med flere kvitteringer.Trykk på ‘Godkjenn ansattutlegg’. Nå ligger føringer og underlag klar til gjennomsyn av Vekte før endelig bokføring.

Private utlegg av ansatte

Dersom man har lagt ut for selskapet, skal man opprette et ansattutleggsskjema med en oppstilling over utleggene. Det kan gjøres direkte i Tripletex. Opprettelsen av ansattutlegget kan gjøres på to måter:

1. Logg deg på Tripletex fra din smarttelefon eller nettbrett. Velg ‘Nytt ansattutlegg’. Ta bilde av kvitteringen. Systemet leser informasjonen på kvitteringen og kommer med forlag til beløp, dato. Sjekk preutfylte data og velg kostnadskategori, avdeling, prosjekt, betalingstype og skriv inn en beskrivelse av kjøpet.
   Har du reist med taxi, påføres reiserute og formål med reisen i utlegget.
   Dersom du har lagt ut for et måltid, påføres hvem som har deltatt på måltidet og hva formålet med måltidet var.
   Trykk på ‘Godkjenn ansattutlegg’. Nå ligger føringer og underlag klar til gjennomsyn av Vekte før endelig bokføring.

Kjøp med firmakort – kredittkort – selskapet mottar en regning i slutten av hver måned for kortkjøpene

Samle sammen alle kvitteringene for kjøpene du har lagt ut for. Når du mottar månedsfakturaen for bruk av kredittkortet, sjekker du at du har kvitteringer for alle transaksjoner på kortet for inneværende måned. Skann inn kredittkortfakturaen kronologisk etterfulgt av kvitteringene for kjøpene som er gjort. Send PDF’en samlet som et vedlegg på e-post til e-postadressen: firmanavn@ebilag.com. Vedlegget må være i PDF og på under 2 Mb.

Dersom det er tvil om hva som er kjøpt, eller om kjøpet er privat eller i virksomhet, påføres formål og hva som er anskaffet på bilaget. Om du har reist med taxi, påføres reiserute og formål med reisen. Dersom du har lagt ut for et måltid, påføres hvem som har deltatt på måltidet og hva formålet med måltidet var.

Lønnsbilag

Ansettelseskontrakter kan lastes opp i bilagsmottaket i Tripletex, evt. deles via delt mappe i MS Sharepoint. Skattekort laster vi ned elektronisk fra Altinn gjennom Tripletex.

Timer føres dirkete i Tripletex. Lønnsbilag produseres direkte i Tripletex. Du behøver ikke overleverer noe fysiske bilag til Vekte. Ved spesielle behov tilpasser vi rutiner etter dine ønsker.

Kjøp av aksjer og verdipapirer

Hver gang du kjøper aksjer eller verdipapirer skannes sluttseddelen eller kjøpsavtalen inn og sendes som et vedlegg på e-post til e-postadressen: firmanavn@ebilag.com. Vedlegget må være i PDF og under 2 Mb.

Internoverføringer

Ved overføring mellom selskapets kontoer lagrer du bekreftelsen for overføringen fra nettbanken som en PDF og sender som et vedlegg på e-post til e-postadressen: firmanavn@ebilag.com. Vedlegget må være i PDF og på under 2 Mb.

Bokføring av overføring av skattetrekks midler går automatisk.

Kontoutskrifter

Vanligvis oppdaterer økonomisystemet seg automatisk med alle banktransaksjoner daglig. Alternativt kan du etter endt måned sende inn kontoutskrifter for alle selskapets kontoer som et vedlegg på e-post til e-postadressen: firmanavn@ebilag.com. Vedlegget må være i PDF og under 2 Mb.