Driftsbudsjett – et hjelpemiddel for å oppnå selskapets mål

 

Et driftsbudsjett (resultatbudsjett) er en prognose for driftsinntekter, kostander og resultat for en gitt periode.

Driftsbudsjettet er et viktig verktøy for å bidra til at man setter gode og realistiske målsetninger for selskapet. Videre er et driftsbudsjett et svært viktig styringsverktøy som bidrar til at man kan oppnå målene man har satt seg.

Mange setter opp driftsbudsjett selv, mens andre velger å få hjelp av regnskapsfører til å utføre jobben. Vi i Vekte AS bistår våre kunder med å sette opp realistiske budsjetter, samt analysere og anbefale tiltak ved behov.

Oppsett av driftsbudsjett – viktig å tenke på

Driftsinntekter:

For å estimere driftsinntekter frem i tid må man ha en god forståelse av hvilke faktorer som påvirker driftsinntekter til selskapet. Det kan i enkelte tilfeller være lurt å lage et eget salgsbudsjett hvor driftsinntekter per periode beregnes ut ifra underliggende faktorer. Husk også å ta hensyn til prisutvikling både generelt i markedet og på egne produkter og tjenester.

Kostnader:

For å estimere selskapets kostnader må man ha kontroll på hvilke kostander som er faste og hvilke som er variable.

De faste kostnadene varierer i liten grad. Eksempler på dette er husleie, forsikringer, lønn, kommunale avgifter etc.

Variable kostander er kostnader som varierer ut ifra aktiviteten i selskapet. I likhet med driftsinntektene må man ha en god forståelse av hvilke faktorer som påvirker de variable kostnadene slik at man kan beregne de variable kostnadene på en god måte.

Noen kostnadsposter er sterkt knyttet opp til driftsinntekter. Dette kan være varekostnader i varehandelen og lønnskostnader i konsulentbransjen. Noen kostnadsposter påvirker også driftsinntektene i høy grad, som for eksempel markedsføringskostnader.

Finanskostnader og inntekter:

Eksempler på finanskostnader og finansinntekter er rentekostnader og renteinntekter. Disse er ofte knyttet opp til balanseposter som lån og investeringer.

Resultat

Når man har estimert driftsinntekter, kostnader og netto finanskostnader vil man kunne estimere resultatet for perioden. Det er da viktig å vurdere om budsjettert resultat tilsvarer målsetningen man har satt seg. Det er også lurt å sammenlikne resultatet med tidligere år, samt med statistikk fra bransjen generelt for å vurdere om budsjettet er realistisk eller ikke.

Dersom budsjettert resultat ikke gjengir målsetningen man har satt seg har man allerede i denne fasen muligheten til å gjøre tiltak som endrer på forutsetningene for beregningen.

Lek gjerne med tallene for å se på effekten av ulike endringer av underliggende faktorer. Et eksempel kan være å undersøke effekten av å endre prisen på et produkt eller holde butikken eller restauranten åpen en dager lengre per uke.

• Typisk tiltak man kan gjøre for å øke omsetning innen varehandel er å øke markedsføringskostnader. Før man igangsetter et slikt tiltak må man undersøke effekten av en slik økning slik at man er relativt sikker på at nettoeffekten av økt markedsføring går i pluss.
• Et typisk tiltak man kan gjøre innen konsulentbransjen er å analysere totalomsetning per konsulent, samt omsetning per time per konsulent. Dette vil kunne avdekke om det er konsulenter man skal følge ekstra opp for å bidra til økt omsetning.
• På kostnadssiden kan aktuelle tiltak være reforhandling av leverandøravtaler for å få bedre innkjøpspriser, oppsigelse av dyre eller unødvendige innkjøpsavtaler eller gjøre en vurdering av selskapets faste driftskostnader.

Oppfølging av driftsbudsjettet

Det er like viktig å følge opp driftsbudsjettet som det er å utarbeide det.
Oppfølging av driftsbudsjettet gjør man ved å sammenlikne faktisk resultatrapport for perioden med driftsbudsjettet. Ofte er det hensiktsmessig å gjøre dette hver måned.

Dersom det er vesentlige differanser mellom resultat og budsjett er det viktig å undersøke hva differansen skyldes, samt gjøre strakstiltak dersom differansen har en negativ effekt.

Eksempler på avvik som kan avdekkes i forbindelse med oppfølging av driftsbudsjettet er:

• Feilfaktureringer av kunder slik at ny korrekt faktura kan sendes ut.
• Kundeprosjekt som er ute av kontroll hvor man kan igangsette tettere prosjektoppfølging for å redusere kostnader.
• Feilfakturering fra leverandører slik at man kan kontakte leverandøren og få korrekt faktura.
• En tjeneste leveranse fra leverandør er kommet ut av kontroll slik at det er medgått mye mer tid enn estimert. En tett kostnadskontroll gjør at man kan ta kontakt med leverandøren og forhindre at kostnaden spinner ut av kontroll.

Fordelen med å ta kontrollarbeidet på alvor og investere tid i oppfølgingen av driftsbudsjettet er at man hele tiden er hands-on og kan ta løpende grep dersom  noe skulle komme i veien for å nå målsetningen man har satt seg.

For aksjeselskaper fremgår det i Aksjeloven § 6-12 at forvaltningen av selskapet hører inn under styret, og at styret i nødvendig utstrekning skal fastsette planer og budsjetter for virksomheten. Ellers er det få krav i lovgivningen til budsjettering.

På tross av dette er anbefaler vi både store og små bedrifter å ta seg tid til å utarbeide budsjett siden det er det beste verktøyet du har for å oppnå dine mål og ta riktige valg på veien.

Hva er et likviditetsbudjsett`? Les her.